Angajatorii raportează către Inspecția Muncii datele despre contractele de muncă prin REGES-ONLINE, iar REALCONT include în portofoliul de servicii pentru firme atât aceste transmiteri, cât și administrarea de personal. Subiectul pare banal până la un control: fiecare angajare, modificare a salariului sau încetare a contractului are un termen propriu, unii măsurați în zile lucrătoare, alții prin formula „cel târziu în ziua anterioară”. Textul descrie conținutul registrului, termenele relevante și activitățile pe care le poate prelua un furnizor specializat.
REGES-ONLINE: ce este registrul și ce date cuprinde
REGES-ONLINE este registrul general de evidență a salariaților, ținut în format electronic. Aplicația aparține Inspecției Muncii și a luat locul vechiului Revisal, un program care se instala pe calculator. Spre deosebire de acesta, noul sistem rulează exclusiv în browser: autentificarea se face în platforma online, iar informațiile ajung în sistem direct, fără fișiere exportate și fără instalare. Obligația de a înființa registrul și de a-l transmite inspectoratului teritorial de muncă revine tuturor angajatorilor din România.
Pentru fiecare contract individual de muncă se consemnează în registru identitatea salariatului, funcția, încadrată potrivit clasificației ocupațiilor, felul contractului, timpul de lucru, remunerația și situația curentă a contractului, care poate fi activă, suspendată sau încheiată. Datele transmise rămân în evidențele Inspecției Muncii, deci istoricul poate fi consultat la un control chiar și pentru perioade îndepărtate. Registrul servește la verificarea muncii nedeclarate și permite salariaților să-și probeze vechimea în muncă. Orice abatere între situația reală din firmă și informațiile din registru se interpretează de regulă în dezavantajul angajatorului.
Ce termene au angajările, modificările, suspendările și încetările
Termenele diferă de la un eveniment la altul, iar confuzia dintre ele alimentează multe erori. Ghidul publicat de REALCONT le grupează astfel:
- angajarea: contractul se transmite până în ziua lucrătoare care precedă data la care salariatul începe lucrul;
- funcția, tipul contractului sau durata muncii: transmiterea se face până în ziua dinaintea datei de la care schimbarea își produce efectele;
- salariul: modificările se raportează în 20 de zile lucrătoare de la apariția lor, inclusiv majorările colective determinate de creșterea salariului minim;
- suspendarea, de pildă pentru creșterea copilului: ca regulă, tot până în ziua dinaintea începerii ei;
- încetarea: până la data la care contractul își încetează efectele, alături de temeiul legal al încetării.
Un salariat prins la lucru fără contract înregistrat în registru înseamnă muncă nedeclarată, abatere pe care legislația muncii o sancționează sever. În schimb, REGES-ONLINE nu este locul unde se raportează pontajele, cererile de concediu de odihnă sau certificatele medicale: acestea se țin în evidența internă, iar efectele lor apar în statele de plată și în declarațiile fiscale. Zilierii se consemnează într-un registru separat, iar un PFA fără angajați nu are de ținut registrul până la încheierea unui contract individual de muncă în calitate de angajator.
Administrarea de personal: ce poate prelua un prestator
Serviciul de administrare de personal al REALCONT urmărește ciclul complet al relației de muncă: contractele individuale, actele adiționale, deciziile, adeverințele, dosarele salariaților și transmiterile în registru. În zona dosarelor intră fișele de post, informarea prealabilă, evidența timpului de muncă și regulamentul intern, iar la acestea se adaugă asistența oferită la controalele inspectoratului de muncă.
Colaborarea cu REALCONT debutează, conform descrierii, cu un audit al dosarelor și al registrului existent, în care se notează ce lipsește sau trebuie corectat. Urmează completarea actelor lipsă, apoi gestiunea curentă, în care fiecare angajare, modificare sau încetare primește actele aferente și este transmisă la termen, și, în final, un suport continuu pentru adeverințe, întrebări de legislația muncii și controale.
La preluarea administrării sunt de regulă necesare datele de identificare ale societății și ale angajaților, contractele și dosarele existente, structura de funcții și salarii, plus accesul firmei în REGES-ONLINE sau o împuternicire de transmitere. Lista definitivă variază de la o firmă la alta, iar cerințele se pot modifica în timp. Serviciul poate funcționa separat de salarizare, însă coordonarea lor la același furnizor menține în acord contractele, registrul și statele de plată.
Cine transmite registrul și cine răspunde pentru termene
Legea permite două soluții. Transmiterile pot fi făcute intern, de o persoană numită prin decizie scrisă a angajatorului, de obicei din departamentul de resurse umane sau, în firmele mici, de administrator. Alternativa este externalizarea către un prestator de specialitate, prin contract, cu informarea în scris a inspectoratului teritorial de muncă despre delegare.
Răspunderea contravențională pentru o transmitere ratată rămâne însă a angajatorului chiar și în varianta externalizării, iar prestatorul lucrează doar cu informațiile și actele primite de la firmă. De aceea contează ca partenerul să confirme fiecare operațiune și să păstreze dovezile, adică extrasele din registru și dovada operațiunii, alături de actele din dosarul de personal. Accesul în platformă se bazează pe cont și pe drepturi atribuite persoanelor desemnate; la schimbarea prestatorului sau a responsabilului, drepturile trebuie actualizate din timp, deoarece termenele curg oricum.
Rutine și controale: obligațiile angajatorului în relația cu ITM
Ghidul REALCONT despre obligațiile angajatorilor în REGES-ONLINE recomandă câteva reguli simple: nimeni nu începe lucrul înainte ca angajarea să fie transmisă și confirmată; se desemnează un responsabil și un înlocuitor, fiindcă termenele nu se opresc în concedii; se ține un calendar cu alerte; registrul, statele de plată și contractele din dosare se compară lunar; iar dovezile fiecărei transmiteri se arhivează pe loc.
Dintre documentele solicitate de inspectori fac parte avizele de medicina muncii, fișele de instruire pentru securitate și sănătate în muncă, dovezile de plată a salariilor, foile colective de prezență, contractele și actele adiționale, precum și registrul electronic. Elementul central al verificării este concordanța dintre acte și realitatea din firmă: cine lucrează trebuie să dispună de un contract încheiat și trecut în registru înainte de începerea activității. Un dosar ordonat poate scurta durata controlului, motiv pentru care REALCONT verifică și completează dosarele de personal în cadrul serviciului de administrare.
Ca ansamblu, REGES-ONLINE presupune disciplină: termene scurte, un istoric permanent și o răspundere care rămâne a angajatorului, fie că transmiterile se fac în firmă, fie că sunt încredințate unui furnizor. REALCONT administrează registrul pentru clienții săi în cadrul serviciilor de salarizare și de administrare de personal, cu transmiteri la termen, acte adiționale corecte și dosare complete, pentru firme din toată țara, din 2004.
